江苏技术师范学院教务处工作规范（试行）

 

第一节  组织原则

第一条  全处职工应有强烈的事业心和责任感，积极、主动地完成本职工作和上级分配的各项工作任务。

第二条  处内实行集体领导和个人分工负责相结合的制度。重大问题按照民主集中的原则，由处务会议集体讨论做出决定。

第三条  处长主持和负责全面工作，副处长根据职责分工分管工作，协助处长完成各项工作。

第四条  各科（室）负责人要切实履行职责，及时向分管处长或处长请示和报告工作，对于职权范围内的工作要积极主动地独立解决，不得相互推诿或拖拉不办。

第五条  职工个人服从集体，下级服从上级，局部服从整体，对不履行岗位职责、拒不接受任务或不按要求完成工作任务又屡教不改者，将按照学校有关规定严肃处理。

第六条  个人对组织集体决定的事情，可以保留个人意见，但必须执行集体决议。

 

第二节  理论学习

第一条  及时跟踪党和国家教育思想工作动向，紧密结合学校工作实际，安排职工政治理论和业务理论学习，不断提高工作人员的政治理论水平和业务工作素质。

第二条  采用集中学习和自学相结合的方式，主动了解党的基本理论和国内外重大时事。

第三条  做到学习与工作紧密结合，注意把理论学习的内容自觉融入教务管理工作之中。

第四条  建立学期汇报交流制度，努力达到互相学习、相互促进、共同提高的目的，为创造性开展工作打下坚实的理论基础。

 

第三节  会议制度

第一条  教务处会议主要分为处长办公会议、处行政例会和全处大会。

第二条  处长办公会议是教务处领导集体决策的重要会议，由处长或处长委托其他处领导召集，处领导班子全体成员参加。

第三条  处长办公会议研究的主要内容是：

1．分析研究近期教学工作情况和动态。

2．研究制订教学改革方案和教学工作计划。

3．研究处内人员安排。

4．讨论、决定以教务处名义或以教务处主笔以学校名义颁布或下发的重要文件。

5．讨论、决定各科(室)报请处领导的重要事项。

6．讨论提交校长办公会议研究的议题。

7．研究教务处经费的分配和使用。

第四条  处长办公会议采用民主集中制的原则，在与会人员充分发表意见的基础上形成决议，必要时可通过表决的形式做出决定。

第五条  处长办公会议讨论决定的事项，必须在规定的时间内贯彻落实，任何人都不得找任何理由违背集体决定，推诿不办。

第六条  处行政例会是处内定期举行的科级及以上负责人参加的业务工作会议，由处长或由处长委托其他处领导召集，原则上每周召开1次，如工作需要可临时召开。

第七条  处行政例会的主要内容是汇报各科（室）前段工作进展情况，布置下阶段工作任务；讨论解决工作中出现的问题，协调科（室）之间的工作关系；传达学校和上级主管部门的重要文件精神等。

第八条  全处大会由处长或由处长委托其他处领导召集，全体职工参加。全处大会原则上每学期开学初、期中、期末各召开1次，如工作需要可临时召开。

第九条  全处大会主要内容是传达贯彻上级有关会议、文件精神及上级部门和学校领导的工作报告；安排部署工作任务、通报工作情况、年度工作总结；宣传、动员全体职工参加上级或学校组织的有关活动；讨论其他需要通过全处大会解决的问题等。

第十条  各类会议安排专人记录，及时收集整理会议的有关资料，并按有关规定归档保存。

 

第四节  请示汇报制度

第一条  请示指下级遇到不能决断的问题，向上级请求指示的方式；汇报指下级对业务范围内工作的创新、改革或重要工作向上级报告的方式。

第二条  下级要主动向上级汇报工作进展和完成情况，请示工作中遇到的问题。

第三条  上级要支持和鼓励下级在业务范围内行使职权，大胆创新，对下级的请示要在自己的职责范围内果断决策，不能把问题简单上交。

第四条  请示、汇报要坚持逐级上传原则，以免造成决策混乱。

第五条  坚持逐级指挥，政令统一。凡由教务处各科室起草的校发文件均需由分管处长校对，处长审核签发。各科室下发的通知必须经分管处长审阅签字。

 

第五节  校内接待工作

第一条  要热情接待教师和学生，设立首问负责制，对教师和学生提出的问题和要求，在政策允许的范围内尽力解决。本部门不能解决的要主动与相关岗位联系；对确实不能解决的问题，要耐心细致地做出解释。对能解决的问题不及时处理者，要进行批评教育，屡教不改者造成损失或不良影响的要按照学校有关规定进行严肃处理。

第二条  及时处理教学单位和教师提交的报告和请示，学校已有明文规定的应及时处理。对学校现有文件未明确规定的问题，要提出处理意见，在一周内报分管处长或提交处长办公会研究后答复。

第三条  要尊重老师，爱护学生，在任何情况下，不允许与老师、学生争吵。凡与教师、学生争吵甚至斗殴者，将按照学校有关规定进行严肃处理。

第四条  见到来访者要主动询问，态度和蔼，表情轻松，语言温和。 对来访者的述说要专心聆听，把握要点，态度诚恳，回应对方。对来访者的问题要认真解答，耐心解释，语气平和，态度热情。来访者离去时要礼貌恭送。

 

第六节  会议出差

第一条  每年应有计划、有目的地组织处、科级干部和部分工作人员去兄弟院校或相关单位参观、考察、学习。

第二条  参加校外会议是听取上级指示、交流教学改革和教学管理经验，了解兄弟院校发展动态的必要形式。在工作允许的情况下，应积极参加上级业务主管部门召开的工作会议、关系到学校发展和利益的会议、教学管理部门举办的年会、管理工作研讨会等。

第三条  参加会议的同志必须持有效的会议通知，向分管领导报告拟参加会议的目的、意义与参加会议的人员，由分管领导在会议通知单上签署意见后，报处长审批，经同意后，按照学校规定办理出差、借款、报销手续，并严格执行国家及学校有关财务规定。严格控制出席省内外非主管业务部门召开的各类研讨会议，尤其是以营利为目的旅游性会议。

第四条  外出考察学习、参加会议的同志返校后，必须将考察学习及会议内容进行整理形成报告材料，向分管领导汇报。必要时在处行政例会上或全处大会上传达。主要会议资料应交教务行政科归类存档。

 

第七节  职工考勤

第一条  严格遵守学校上、下班制度，不得无故迟到、早退，不得缺勤。

第二条  职工请销假（包括病假、事假、婚假、产假、探亲假、丧假等）严格按照《江苏技术师范学院教职工请销假办法》执行。职工请假时必须写出书面“请假条”，并附有关证明，按程序审批，办妥手续后方可离开工作岗位，请假期限严格按照学校规定执行，除特殊原因外，不得委托他人办理请假手续。

第三条  因故需要续假时，必须在原假期内提出书面申请，续假时间原则上不得超过学校规定的期限，病假以校医务室出具的证明为准。请假期满须及时到假期审批单位办理销假手续，否则，按超假对待。

第四条  请假未准、超假、续假未准而未上岗者或拒不接受组织分配工作者，均按旷工对待。

第五条  处内政治理论、业务学习、召开各类会议以及其他集体活动，无特殊情况不得请假。

第六条  因工作需要离开办公室，应实行告知制度，告知相关人员去向，并保持通信畅通，便于工作联系。

第七条  凡属国家法定节假日按国家和学校有关规定执行。

第八条  严格执行请假考勤制度，各科（室）由科长负责考勤，教务行政科负责考勤结果汇总并按时上报人事处，作为个人年终考核、津贴发放的依据之一。

 

第八节  电话接待服务

第一条  电话是与外界沟通和联系的重要手段，也是展示一个部门形象的重要窗口之一。电话中的语言、语气和语调，直接反映出一个部门工作人员的素质、修养和态度以及办事效率、精神面貌和管理水平。

第二条  严禁在工作时间以聊天寒暄方式接听电话，影响科（室）其他人员的工作和信息通畅。

第三条  因公事接打电话时应注意以下几点：

1．响铃时。在电话铃声响起三次之内，必须有人接听，以免引起对方失望或不悦。接听电话主动报出自己的部门，使对方能尽快明白，节省时间。

2．通话时。通话时如果有其他人进来，不得置之不理，应该点头致意。如确实需要与同事讲话时，应有礼貌地说“请您稍等”，然后捂住话筒，小声交谈。

3．中断时。通话突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意，并说明原因。

4．找人时。来电话指明找人，应迅速把电话转给要找的人。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，作好记录。

5．通知会议及有关工作时。来电单位电话通知会议及有关工作时必须记录清楚来电单位、时间、电话内容等。

 

第九节  印章使用管理

第一条  教务处的印章由教务行政科负责保管使用。

第二条  教务处印发的各类文件、通知、向上级呈报的各类材料、便函等需要加盖印章，须经相关领导签字同意后方可用印。

第三条  本校学生因转学、外出联系工作等需出具成绩证明加盖教务处印章时，必须有学生所在学院出具的成绩单及学院证明，教务科审核后方可用印。

第四条  建立用印情况登记簿，对重大事项的用印要做好详细记录。

第五条  严禁在空白纸上用印，特殊情况需要用印，须经相关处领导签字同意后方可使用。

第六条  不准携带印章外出，严防印章丢失。印章管理人员要保管好印章，外出或下班后一定要将印章保管好。

第七条  印章要及时清洗，细心保护。

第八条  一旦发现印章有异常情况或丢失，应保护好现场并报告领导，查明情况。必要时，报告公安机关。

 

第十节  办公设备耗材管理

第一条  办公设备实行责任管理制，处长为第一责任人，分管处长、各科（室）科长为主要责任人，负责全处和本科（室）办公设备的日常管理工作，各使用者为直接责任人。

第二条  确定专人负责办公设备的帐目管理，归个人使用的办公设备，使用者负责维护与管理。

第三条  对各种资产按规定进行清查，做到家底清楚、帐物相符。

第四条  人员工作变动或退休时，必须做好办公设备的交接手续。

第五条  各科室必须定期到资产管理部门核对办公设备帐目，及时办理调拨、更换、报损等手续。

第六条  发生办公设备损坏、丢失、被盗等事故后，当事人应及时写出书面报告，详细说明情况，会同保卫和资产管理部门，查找原因，提出处理意见。

第七条  办公文具、打印耗材的使用应坚持有效、节约的原则，领用以科室为单位申请，经分管处长签署意见后至学校文具库领用,确需外出采购的需经处长审批同意，外出采购的按学校财务规定办理结算手续。

 

第十一节  公文管理

第一条  公文是传达贯彻党和国家以及上级主管部门的方针、政策和各项指令、发布行政规章和制度，请示和答复问题，指导工作，报告情况，交流信息、商洽事务、布置学校重要工作、发布学校规章制度的重要工具。

第二条  全处职工必须高度重视、认真做好公文的管理工作，严格执行“国家行政机关公文处理办法”的有关规定。要坚持实事求是、精简高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。

第三条  公文处理内容主要包括：国家、上级主管部门和学校下发的决定、规定、办法、指示、通知、通报、会议纪要等；处内上报和下发的各种报告、请示、决定、办法、通知、通报、函等及学校各部门发送的文件。

第四条  凡收到的公文，教务行政科登记编号后由处长批办，按照职责送有关科（室）办理。需要答复和急办的公文要力求迅速处理，教务行政科要单独登记，注明承办科（室）、要求完成时间等内容。分管处长负责检查、催办，防止漏办或延误。公文办理完毕，认真填写完成情况并注明日期。

第五条  发文办理指以江苏技术师范学院教务处名义制发公文的过程，包括草拟、复核、审核、签发、登记、校对、印制、用印、分发等程序，各个程序必须按照《国家行政机关公文处理办法》有关规定办理。

第六条  教务处发文及其他材料应由各科（室）起草完成后经科长严格把关，交分管处长审核，教务行政科登记编号，处长审批签发。

第七条  公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文。

 

第十二节  档案管理

第一条  教务处档案是在教学管理工作中形成的，按照学校规定由教务处保存的文件资料以及须上缴学校档案室立卷保存的文件资料。

第二条  各科(室)分别负责所属业务范围内有关文件资料的整理、立卷、归档工作。各科（室）应指定专人（兼职）负责本科（室）文件资料的收集、立卷、归档等管理工作。

第三条  教务处形成的文件应严格遵照公文处理程序办理。文件办理完毕后，应把原稿、正文及有关材料收集整理好，交教务行政科保存，以便立卷归档。

第四条  凡应归档的文件材料，应质地优良、书写工整、声像清晰。不能用褪色（如铅笔、圆珠笔、红笔、纯蓝墨水笔等）易变质的材料书写。不能用金属物装订，要符合有关档案工作规范的要求。

第五条  需归档的文件材料必须按照《江苏技术师范学院教学文件资料管理规定》的要求，完整、准确、系统地保存。　

第六条  按照学校有关规定，属于学校保存的文件、资料等应及时向学校档案室移交保存。移交时必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章，本单位和档案室各保存一份。

 

第十三节  教务网管理

第一条  教务网是教务处重要的工作平台，是全校师生了解教学情况、查询教学信息的主要工具。

第二条  各类信息的发布应严格遵循学校宣传工作有关规定，先由各科室负责人审核，再经分管处长审批同意后方可上传，内部保密信息不应上传。

 第三条 发布的信息应做到格式规范、内容简洁、数据详实、条理清楚。

 第四条  教务网各类信息公布应做到及时更新、内容有效。无关信息和失去时效的内容应及时清理，保持网站的整洁。

第十四节  电话及用车管理

 第一条  要爱护办公电话，正确使用，不得人为损坏。

 第二条  严禁擅自安装、拆移办公固定电话。

 第三条  坚持公私分明，办公电话只作为办公使用，不得公话私打，更不得用办公电话拨打私人长途电话和办理私人信息业务。

 第四条  在保证正常工作需要的情况下，提倡节约，长话短说，不得用办公电话聊天，严格控制话费支出。

 第五条  各科（室）要加强对办公电话的管理。

 第六条  本着节约的原则，一般性出差应首先选择公共交通工具，因工作需要，需紧急出差、取送重要材料或大宗材料确需使用专车的，须经分管处长审核，处长同意方可使用。

 

第十五节  安全卫生制度

第一条  安全工作，是管理工作的保证，各科室要树立“安全第一”的观点，重视安全技术工作。各科室负责人为本科室安全工作责任人。

第二条  下班前要严格检查水、电、门窗及贵重物品，切断电源、火源、水源，切实做好防火、防盗、防水，杜绝安全事故的发生。办公室钥匙不得私自配制或随意转借他人使用。 

第三条  做好网络安全防范工作，充分发挥网络共享功能，防止网络侵害事件发生。

第四条  重要节假日坚持值班制度，搞好治安联防，有特殊情况不来值班者应事先请假，找好替班。无故不来值班者或失职而发生盗窃、火灾等意外事故，视情节轻重按有关规定进行严肃处理。

第五条  发现不安全因素应及时向学校保卫处反映，以便及时采取措施。发生案件要做好现场保护，及时报告学校相关部门。

 

第十六节  探访慰问制度

第一条  关心职工生活，帮助解决职工的实际困难和问题。职工因病住院、女职工休产假期间，由教务处组织有关人员代表组织前往探访慰问。

第二条  关心离退休老同志，主动听取老干部对学校工作的意见和要求，了解老干部生活和身体状况，做好慰问、探望等工作。